치열해지는 국내 스마트워크 시장
최근의 IT 환경 변화는 기업에서 일하는 방식을 스마트워크 형태로 바꾸어나가고 있습니다. 큰 기업이 아니더라도 중소기업에서도 이제는 스마트워크 도입을 서두르고 있는 것이 현실입니다.
그동안 중소기업에서 스마트워크를 도입하는데 힘들었던 것은 스마트워크 시스템을 도입하는데 비용이 만만하지 않았기 때문입니다.
스마트워크 기업시장에서 마이크로소프트의 오피스365와 구글앱스 for Work(과거 구글앱스 for Business)의 경쟁은 치열합니다. 기존에는 규모가 큰 기업에서는 오피스365를 많이 사용하는 편이었고, 중소기업이나 기업의 구조가 작은 회사에서는 구글앱스를 선호했었습니다.
지금은 오피스365가 에센셜을 출시하면서 월5,500원 정도로 저렴한 요금제를 내놓았지만 과거에는 구글앱스에 비해서 비용이 비쌌던 것이 사실입니다. 마이크로소프트는 구글앱스와 같이 저렴한 요금제를 출시하면서 구글이 선점한 중소기업시장의 경쟁에 뛰어들었습니다.
구글앱스 또한 국내에서 규모가 큰 기업시장에서 성과를 올리고 있습니다. 얼마 전에는 대기업인 11번가를 운영하는 SK 플래닛이 구글앱스를 전사적으로 도입한다고 발표하기도 하였습니다.
[ 기사참조 CIO 코리아 ]
구글앱스 for Work 스마트워크
이번 시간에는 구글앱스 for Work에 대해서 알아보고 다음 시간에는 구글앱스 for Work의 한 달간 사용이 가능한 무료평가판 버전을 다운로드하고 스마트워크 시스템을 구축해 가는 과정을 학습하도록 하겠습니다.
자신만 회사 운영 시스템을 제대로 구성하려면?
중소기업이나 규모가 작은 회사를 운영하게 되면 자신만의 웹사이트와 회사 내부 운영시스템을 구축하고 싶을 때가 오게 됩니다. 요즈음에는 블로그나 카페등을 이용해서 자신의 회사 시스템으로 이용하는 경우가 많이 있습니다. 블로그나 카페를 이용하는 것은 회사 시스템으로 사용하는데 별도의 비용이 필요하지 않기 때문입니다.
그렇지만 개인용 블로그나 카페를 회사용도로 사용하다보니 제약이 많은 것이 사실입니다. 일예로 회사의 이름에 걸맞는 도메인을 신청해서 네이버등의 블로그에 네이밍 서비스를 이용한다고 해도 메일의 수발신을 회사 도메인으로 하는데는 여러가지 번거로운 부분이 많이 있습니다. 원래 블로그나 카페의 용도가 회사 시스템이 아니기 때문에 불필요한 수작업도 많이 발생하게 됩니다.
스마트워크 시스템인 구글앱스 for Work을 이용하면 수많은 기능 중에서 메일 기능만 보더라도 자신의 회사의 도메인을 연결해서 메일의 수발신을 하는 것이 편리하게 구성되어있습니다.
고객 입장에서 문의에 대한 답변 메일이 회사 이름의 도메인에서 온 메일과 단순히 네이버등 개인메일로 답신이 온 것은 회사의 신뢰감이 조금은 다르게 느껴지는 것이 사실입니다.
무엇보다 블로그나 카페만으로는 스마트워크 시스템을 구축할 수 없습니다.
구글앱스 for Work 알아보기
구글앱스 for Work를 사용하기 위해서 크롬 브라우져를 열고 구글앱스 사이트에 접속합니다.
구글앱스를 사용하게 되면 자신의 도메인을 연결한 업무용 이메일을 제공하고 월 5달러의 비용을 지불하면 30GB의 업무용 저장공간도 제공합니다. 또한 구글은 구글앱스를 위해서 24시간 연중 서비스 지원 정책을 마련하였습니다.
24시간 시스템 지원서비스
구글이 전화문의로 즉각 대응하는 서비스를 만든 것이 많지는 않습니다. 그렇지만 구글앱스는 비즈니스의 중요성 때문에 24시간 응대 서비스를 제공하고 있습니다. 다만 불필요한 전화를 막기위해서 구글앱스 가입자에 한해서 서비스를 제공합니다.
구글앱스에 가입한 사용자가 로그인을 해서 서비스 PIN 번호를 입력해서 전화 문의가 가능한 서비스 프로세스입니다.
업무용 메일과 회사 저장공간, 그리고 화상회의
구글앱스는 Gmail 기반의 업무용 메일을 제공합니다. 구글앱스는 관리자가 회사 직원을 사용자로 등록할 수 있으면 직원에게 회사 메일 계정을 부여하고 문저를 작성하면 해당 문서는 구글 클라우드 서비스인 구글 드라이브에 저장하고 공유할 수 있도록 지원합니다.
직원들끼리 한 개의 문서에 대해서 공동 작업이 가능하며, 부하 직원과 상사가 문서를 작성하고 검토 및 첨삭하는 기능으로 활용할 수도 있습니다.
또한 행아웃을 통해서 화상 회의나 업무상 채팅이 가능하면 모든 내용은 구글앱스에서 이력 관리가 됩니다.
[ 업무용 메일과 문서 저장 공간 지원]
[ 화상 회의 및 업무 채팅 지원 ]
별도의 오피스 프로그램을 구매할 필요가 없다
회사에서는 수많은 문서 작업이 있습니다. 주간계획부터 견적서, 프리젠테이션 문서까지 수많은 문서들이 만들어지고 관리됩니다.
지금까지 국내 회사에서는 MS의 워드등 MS 오피스 프로그램을 사용해서 문서를 작성는 경우가 많았습니다. 그렇지만 라이센스 때문에 MS 오피스 프로그램을 구매해서 사용해야합니다.
그렇지만 구글앱스를 사용하면 문서툴을 위한 오피스 프로그램을 별도로 구매할 필요가 없습니다.
구글독스의 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션 등 문서도구를 무료로 제공하기 때문입니다.
이동 중 스마트워크의 적용이 가능하다.
구글앱스는 모바일 환경에서 적합합니다. 구글앱스의 도구들은 모두 모바일 디바이스에서 사용하도록 개발되어있습니다.
또한 구글앱스 for Work 을 관리하기 위한 구글앱스 Admin 툴도 모바일앱으로 개발되어 있습니다. 구글앱스 관리콘솔도 모바일로 이동중에 이용이 가능한 것입니다.
또한 구글앱스 관리콘솔에 들어가면 기기 보안 설정을 할 수 있습니다. 2단계 인증등 자신의 시스템의 보안을 원하는 수준으로 업그레이드 할 수 있습니다.
캘린더 기능으로 일정을 공유할 수 있다.
구글앱스를 활용하면 직원이 메일을 통해서 회의 일정을 통보받고 해당 시간에 행아뭇을 클릭해서 화상 회의에 참여하고 프리젠테이션 도구를 통해서 자료를 공유하면서 업무를 공유하고 다음 회의 일정을 캘린더에 예약해 놓을 수 있습니다.
클라우드 환경에서 효과적인 자료의 활용
과거에는 대기업 시스템에서도 첨부화일을 회사 내부메일로 주고 받았습니다. 그런 첨부화일들은 메일에만 링크가 되어있어서 첨부화일 자체는 관리되지 않았다고 할 수 있습니다. 메일에 링크된 첨부화일은 그저 파일서버에 년월일 순으로 암호화되어서 저장되고 누적되기 때문입니다. 결국 시간이 지나면 가비지 데이터에 지나지 않게되고 서버의 용량만 잡아먹게 됩니다다.
그렇지만 구글앱스를 사용하게 되면 클라우드 스토리지인 구글 드라이브에 정리해서 관리할 수 있고, 메일을 보낸다면 정리된 내용에서 링크형태로 첨부 메일을 발송하기 때문에 효율적인 회사 자료와 용량 관리를 할 수 있습니다.
구글앱스 for Work 서비스 이용 가격
구글앱스의 이용 가격은 회사의 규모와 상관없이 사용자당 매월 5달러입니다. 연간 결제도 가능하며 연간 결제를 선택하면 50달러의 비용이 발생합니다.
연간 결제를 선택하면 1년 약정을 하면서 할인을 하는 방식입니다.
저장공간을 무제한으로 늘리고 싶다면 10달러 요금제를 선택하면 됩니다.
결제통화는 달러외에도 설정이 가능하지만 처음 결제설정을 할 때 국가와 통화에 대해서 설정할 수 있습니다. 처음에 설정하면 변경할 수 없으므로 결제통화는 주의해서 설정해야 합니다.
구글앱스 30일 무료 서비스
구글앱스는 30일간 무료 서비스를 제공합니다. 별도의 설치가 필요하지 않고 크롬 브라우져에서 구동되므로 부담없이 설치해서 테스트해볼 수 있습니다.
다만 무료로 이용하는 계정은 30일이 지나면 폐기됩니다. 해당 계정을 유지하려면 구글앱스 유료회원으로 전환해야 합니다. 시작하기 버튼을 클릭합니다.
구글앱스 for Work 가입진행
30일 무료버전 시작하기 버튼을 클릭하면 아래 화면과 같이 구글앱스 가입화면이 나타납니다.
구글앱스의 가입 및 서비스 이용절차는 다음시간에 공부하도록 하겠습니다.
'블로그, SNS > 구글' 카테고리의 다른 글
| 구글앱스 가입하기-도메인 및 카페24 MX레코드 설정 (0) | 2016.02.24 |
|---|---|
| 구글앱스 for Work 가입 따라하기, 구글 기업메일 서비스 (0) | 2016.02.23 |
| 구글 애널리틱스 웹로그분석 설치 및 사용법 (0) | 2016.01.21 |
| 구글 애드센스 가입 및 광고 만들기 (4) | 2016.01.19 |
| 구글 트렌드로 검색 관심도 및 점유율 알아보기 (0) | 2016.01.15 |
