세상의 변화, 그리고 스마트워크


요즈음에는 실버층이나 초등학생의 경우에도 대부분 모든 사람의 손에 기본적으로 스마트폰이 있습니다. 필요한 사람에 따라서는 몇 개의 스마트 디바이스를 들고 다니는 시대입니다. 아이폰 등장이후 스마트폰은 몇 년안에 세상의 풍경을 바꾸어 놓았습니다.

회사의 업무 또한 고정적인 장소에서 업무를 보는 시대를 넘어서 스마트워크 시대로 향하고 있습니다. 공공기관이나 정부가 스마트워크 시대를 위해서 여러가지 스마트워크 업무장소를 준비하고 있는 것도 앞으로의 미래의 상황을 준비하고 있는 것일 것입니다.



속도의 시대


하루가 다르게 시스템은 첨단을 향해 달리고 있고 기기는 소형화 지능화되고 있습니다. 실제 우리의 삶은 과거 시대보다 빨라졌고 속도감 또한 훨씬 빠릅니다. 예전에는 은행을 가서 줄을 서서 기다리다 은행 업무를 보았고 주식 투자를 하려고 해도 증권사에 가거나 집에서 PC를 켜고 홈트레이딩을 해야 했습니다.




그렇지만 지금은 스마트폰을 들고 다니면서 은행업무를 보고 스마트폰으로 주식거래를 합니다. 속도의 측면에서 본다면 혁신적인 발전입니다. 그런데 실제 과거보다 시간은 더 없어보입니다. 실제 삶에서 과거와 같은 삶의 여유는 없는 것이 사실입니다.


일의 우선순위


특히 회사에서 업무를 보거나 자신의 사업을 하는 사람들의 경우에는 집중해야하는 업무시간에도 여러가지 일들이 떠오르거나 생기기도 합니다. 하다못해 각종 카드대금, 고지서 납부, 동기모임 장소 예약하기, 영화예매하기 등의 일들은 나의 우선순위상에서 중요한 일들을 밀어내고 자리를 차지하기도 합니다.

이런 일들은 꼭 해야하는 일이지만 우선순위에서는 중요도에서는 밀리는 일들입니다. 일에 있어서 우선순위는 현재 자신이 하고 있는 업무가 되거나 미래를 위해서 자신이 준비하고 있는 그 무엇을 위한 시간이 될 것입니다.
그런데 이런 일종의 잡무(잡무라고 표현 한 것이 너무한 것 같기도 합니다.)들이 중요한 일을 하는 중간중간에 끼여들면서 하루라는 시간을 놓고 살펴보면 잡무때문에 일의 효율성이 떨어지는 경험을 여러번 하곤 했습니다.

특히, 중요한 일을 하고 있을때 갑자기 떠오른 꼭 필요하지만 중요도는 낮은 잡무는 어딘가에 기록해놓지 않으면 잊어버리기도 합니다.


메모와 기록의 힘


인간의 두뇌는 한번에 한 가지 생각밖에 못하는 특징을 가지고 있습니다. 따라서 무언가에 집중하고 있을 때 일종의 잡무에 대한 생각이 떠오른다면 집중하고 있는 일을 그르치게 됩니다. 따라서 이 때는 어디엔가 기록해 두는 것이 현명한 방법입니다.
잡무로 복잡해진 머리를 해방시키는 방법은 기록하는 것입니다.

저도 느끼는 것이지만 어디엔가 기록해두면 머리가 편안해지는 경험을 자주하곤 합니다.



그렇다면 어디에 기록할 것인가?


그렇다면 어디에 메모나 기록하는 것이 좋을 것인가 생각을 해보고자 합니다. 일단 노트와 펜만 있다면 손으로 적어서 기록하는 방법이 가장 간단하고 편리한 방법입니다. 인간이 손에 펜을 들고서 무언가를 쓸때, 손으로 쓰는 행위는 뇌의 신경을 자극해서 기억력을 향상시킵니다. 그래서 초서라는 학습법은 시대를 막론하고 유행하고 있는 것입니다. 중국의 모택동은 초서를 통해서 책을 써가면서 공부했다고 하니, 손을 움직여서 쓰는 행위는 훌륭한 학습법중에 하나일 것입니다.




노트와 펜을 이용한 아날로그적인 기록도 좋지만 요즈음에는 IT 기술을 활용한 여러가지 훌륭한 메모와 기록도구들이 있습니다. IT 기술을 활용한 프로그램으로된 기록 도구의 장점은 부피나 무게가 나가지 않으며 자료가 많이 쌓여있을 때 검색과 확인이 쉽다는 점입니다. 비록 노트에 글을 적는 것은 아니지만 결국 손을 움직이기 때문에 뇌에 좋은 자극을 주는 것은 동일할 것입니다.


에버노트와 구글독스 그리고 구글킵

IT 기술을 활용한 대표적인 기록 도구로는 에버노트가 있습니다. 에버노트는 고정적이 유료 사용자가 많을 정도로 사용자들이 선호하는 프로그램입니다. 근래에 에버노트의 상징인 코끼리는 기억력을 상징하기도 합니다. 에버노트는 코끼리는 절대 잊지 않는다(An elephant never forgets) 속담에서 착안을 해서 실리콘밸리의 필리빈이 창업한 회사입니다.



에버노트와 함께 구글독스도 훌륭한 기록 도구중에 하나입니다.



그렇지만 근래에 런칭한 구글킵(Google Keep)은 간편성 때문에 요즈음 제가 선호하는 프로그램중의 하나가 되었습니다.

저의 경우에는 기록의 내용의 분량이 많은 경우에는 에버노트와 구글독스를 사용하고 있고, 간단하게 떠오르는 생각을 메모하거나 간단한 기록 작업은 구글킵을 활용하고 있습니다.


스피드에 중점을 둔 앱 구글킵(Google Keep)


에버노트와 구글독스도 훌륭한 메모와 기록의 도구이지만 오늘의 할일등 간단한 메모용도로 사용하기에는 구글킵이 가장 적합한 도구라는 생각합니다.



그 이유는 구글킵을 사용해보면 알 수 있지만, 구글킵은 신속성과 간편성에 바탕을 두고 개발된 앱처럼 꼭 필요한 기능만을 넣어서 바로 사용할수 있도록 구성되어있기 때문입니다.
별도의 절차없이 그저 스마트폰에서 구글킵을 실행하면 바로 입력이 가능합니다.
구글킵은 구글 계정만 있다면 바로 사용할 수 있는 도구입니다.


스마트워크에 비서가 된 구글킵


저는 구글킵을 비서로 활용하고 있습니다. 구글킵은 업무중에 떠오르는 아이디어를 적는 기록의 공간이 되기도 하고, 또한 꼭 처리해야하는 잡무들이 있을 때는 집중하던 일을 멈추지 않고 구글킵 비서를 불러서 할 일을 비서에게 맡겨버립니다.
물론 비서인 구글킵이 일을 처리하지는 않습니다. 그렇지만 비서에게 맡겨놓으면 집중하고 있는 일에 집중할 수 있는 효과를 볼 수 있으며, 집중하는 일을 마친뒤에 비서를 불러서 맡겨둔 일을 처리하면 됩니다.

일반적으로 비서를 채용하려면 비싼 비용을 지불해야하지만 구글킵은 비용을 요구하지도 않습니다. 스마트워크를 하는 사람이라면 꼭 채용해야하는 무료 비서인 셈입니다.     





클라우드 환경을 지원하는 구글킵



또한 구글킵의 편리한 기능 중의 하나는 클라우드 환경에서 동작을 하기 때문에 작업의 동시성이 확보된다는 점입니다. 스마트폰에서 작성을 해도 노트북이나 아이패드에서 동일한 내용을 바로 확인할 수 있습니다. 구글은 구글 계정에 가입한 사용자에게 Gmail등 구글 계정 관련된 프로그램에 15GB 용량을 무상으로 제공합니다. 만약에 부족하다면 금액을 지불하고 용량을 증설하면 됩니다. 그렇지만 일반인에게 15GB나 되는 용량은 증설하지 않고도 사용하기에 충분한 용량입니다.

그럼, 다음 시간에는 본격적으로 실제 구글킵을 설치하고 활용하는 방법에 대해서 공부해보도록 하겠습니다.


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